Điều kiện và hồ sơ xin cấp giấy phép lao động 2025

Đối với những cá nhân, tổ chức lần đầu sử dụng người lao động là người nước ngoài sẽ cần hoàn tất nhiều thủ tục rắc rối để xin cấp giấy phép lao động. Để tránh bỏ sót các hồ sơ cần thiết, Thiên Luật Phát đã giúp quý doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ các thông tin liên quan trong bài viết dưới dây.

1. Điều kiện cấp giấy phép lao động

Đối với người nước ngoài, để đủ điều kiện xin cấp giấy phép lao động bạn cần đáp ứng đủ tất cả các điều kiện sau đây:

• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của Pháp luật
• Có sức khỏe đáp ứng được đặc thù, yêu cầu công việc
• Không phạm pháp và không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và nước ngoài
• Để lao động hợp pháp tại Việt Nam, người nước ngoài cần phải có giấy chấp nhận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản này sẽ được Thiên Luật Phát đề cập tại bước 1 ở mục 4 của bài viết.

2. Đối tượng được cấp giấy phép lao động ở Việt Nam

Theo nghị định số 152/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, người nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam chỉ được phép thực hiện những mục đích sau đây:

• Thực hiện hợp đồng lao động
• Làm việc tại doanh nghiệp và di chuyển trong phạm vi hoanh nghiệp
• Để hoàn thiện các loại hợp đồng và thỏa thuận đôi bên về các lĩnh vực: Kinh tế, thương mại, tài chính , bảo hiểm, ngân hàng, văn hóa, thể thao, khoa học kỹ thuật, giáo dục, y tế
• Trên cương vị nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
• Người bán dịch vụ
• Là người của tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế đang đặt trụ sở tại Việt Nam được pháp luật Việt Nam cấp phép hoạt động
• Là các nhà quản lý, giám đốc, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật
• Triển khai các gói thầu, dự án lớn nhỏ tại Việt Nam

3. Điều kiện tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài ở Việt Nam

• Theo Luật lao động, toàn bộ các đối tượng như cá nhân, nhà thầu, tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp chỉ được phép tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại các vị trí đặc thù như: Quản lý, điều hành, vai trò là chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
• Khi sử dụng bất cứ lao động nào là người nước ngoài, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp việt nam cần giải trình bằng văn bản pháp lý về nhu cầu sử dụng lao động và xin sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Riêng đối với nhà thầu, trước khi sử dụng lao động nước ngoài cần giải trình rõ lý do tuyển dụng, vị trí làm việc và trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm thời gian làm việc và xin cấp phép bằng văn bản của cơ quan nhà nước. Điều này nhằm bảo vệ quyền lợi lao động của người Việt Nam.

4. Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam

Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được chia thành 5 bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Gửi báo cáo giải trình nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài tới cơ quan tổ chức có thẩm quyền

• Thời điểm gửi báo cáo giải trình: Trước ngày dự kiến sử dụng ít nhất 30 ngày
• Địa điểm nộp trực tiếp: Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Nộp trực tuyến: hệ thống cổng thông tin điện tử Dịch vụ công quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
• Thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp) và 12 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp qua mạng)

 

Lưu ý: Trường hợp có thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cũng cần gửi báo cáo giải trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước ít nhất 30 ngày.

Hồ sơ cần có trong báo cáo giải trình bao gồm: Công văn và giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền

Công văn

• Đối với người chưa từng làm đơn đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng theo mẫu 01 ban hành kèm theo thông tư 18/2018/TT-BLĐTBXH sửa đổi thông tư liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội.
• Đối với người đã được cho phép sử dụng lao động nước ngoài, hiện tại có nhu cầu thay đổi: Công văn soạn thảo theo mẫu 02 Ban hành kèm theo thông tư 18/2018/TT-BLĐTBXH sửa đổi thông tư liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội.

Giấy giới thiệu/ Giấy ủy quyền

• Cần có trong trường hợp người nộp hồ sơ là đại diện tổ chức, doanh nghiệp nhưng không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động 

Trong thời gian từ 12 ngày tới 15 ngày chờ kết quả xét duyệt báo cáo giải trình, cá nhân, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài sẽ cần chuẩn bị các hồ sơ sau đây:

• 1 Văn bản: Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động nước ngoài
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Giấy khám sức khỏe phải còn hiệu lực. Thời hạn giấy khám sức khỏe là 12 tháng kể từ ngày cấp.

Lưu ý: Giấy khám sức khỏe tại Việt Nam chỉ có hiệu lực nếu khám tại 1 trong các bệnh viện có tên trong danh sách theo công văn số 143/KCB – PHCN & GĐ của Cục khám chữa bệnh – Bộ y tế ban hành

• 1 Bản khai lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang phạm tội hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp bởi nước sở tại. Trường hợp người nước ngoài đã và đang cư trú tại Việt Nam cần 1 bản phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Lưu ý: Phiếu lý lịch tư pháp chỉ có thời hạn 6 tháng kể từ ngày được cấp.

• 1 Văn bản xác minh làm việc với vai trò quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật

Lưu ý: Đối với một số ngành nghề đặc thù, văn bản chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật của lao động nước ngoài sẽ thay thế bằng các giấy tờ được quy định trong thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH

• 2 ảnh màu có kích thước 4×6, phông nền trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính màu, được chụp trong vòng 6 tháng tính đến ngày đăng ký.
• 1 bản sao chứng thực hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật
• Cùng các giấy tờ liên quan ứng với từng ngành nghề, vị trí làm việc được quy định chi tiết trong Luật. Tuy nhiên các giấy tờ nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế mà nước Việt Nam hoặc nước ngoài liên quan là thành viên hoặc theo quy định của pháp luật, sau đó chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam

Bước 3: Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động 

• Thời điểm nộp hồ sơ: Trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
• Nộp hồ sơ trực tiếp: Địa điểm nộp trực tiếp: Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Nộp trực tuyến: hệ thống cổng thông tin điện tử Dịch vụ công quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
• Thời gian giải quyết: 5 ngày

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với Sở Lao Động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, chế xuất của Tỉnh/ Thành phố

Sau khi lao động nước ngoài chính thức được cấp giấy phép lao động, Doanh nghiệp cần có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục sau:

• Ký kết hợp đồng lao động với người được cấp giấy phép lao động
• Hoàn tất trách nhiệm đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
• Hoàn thiện báo cáo về tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Đối với nhà thầu cần thực hiện báo cáo này định kỳ, còn các ngành nghề các chỉ cần báo cáo khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

 

Bước 5: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài

• Sau khi lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động cần có trách nhiệm xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động. Thời hạn giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm kể từ ngày cấp tương ứng với thời hạn tối đa của Thẻ tạm trú cũng là 2 năm.

5. Thời hạn xin cấp giấy phép cho người lao động nước ngoài

Thời hạn nộp trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Sau 7 ngày tính từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ

Thời hạn nộp trực tuyến: 5 ngày

Lưu ý: Sau thời hạn kể trên cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ, nếu hồ sơ không hợp lệ cơ quan sẽ ra thông báo chính sửa hồ sơ. Trường hợp nhận giấy phép qua thư điện tử, người sử dụng lao động cần nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và nhận về bản gốc giấy phép lao động

6. Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú

Sau khi hoàn tất hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn tất hồ sơ xin cấp Thẻ tạm trú.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị của cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức làm thủ tục mời, bảo lãnh
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh 3×4. Thông tin và điều kiện tờ khai hợp lệ được đề cập chi tiết trong Thông tư số 04/2015/TT-BCA. 
• Hộ chiếu của người đề nghị cấp Thẻ tạm trú
• Giấy phép lao động của người đề nghị cấp thẻ tạm trú
• 3 ảnh kích thước 2×3, sử dụng phông trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không sử dụng kính màu, ảnh được chụp dưới 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
• Giấy xác nhận tạm trú được cấp bởi Công an Xã/ Phường nơi người nước ngoài tạm trú cấp
• Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của cá nhân, tổ chức bảo lãnh

7. Dịch vụ hỗ trợ xin cấp giấy phép lao động của Thiên luật Phát

Toàn bộ hồ sơ cấp giấy phép và hồ sơ xin Thẻ tạm trú tương đối phức tạp, hiểu được điều này Thiên Luật Phát mang tới dịch vụ hỗ trợ xin cấp giấy phép lao động với tư cách là đơn vị được ủy quyền. Chúng tôi sẽ thực hiện các công việc sau đây:

• Tư vấn các loại thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam
• Tư vấn và hỗ trợ tổng hợp cho doanh nghiệp các hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Luật Việt Nam
• Tư vấn về các thủ tục khám sức khỏe hợp lệ, dịch, công chứng dịch, hợp pháp lãnh sự các tài liệu phục vụ cho việc cấp giấy phép
• Trực tiếp hoàn thiện hồ sơ yêu cầu cấp giấy phép lao động
• Đại diện doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cần thiết tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Tư vấn và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cấp thẻ tạm trú

8. Một số câu hỏi về xin cấp giấy phép cho lao động nước ngoài tại Việt Nam

Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép ở đâu

Người sử dụng lao động nước ngoài cần nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tại Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở lao động – Thương binh và Xã hội tại tỉnh và người lao động nước ngoài sẽ làm việc.

Trường hợp người nước ngoài thuộc các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH sẽ nộp hồ sơ xin giấy phép tại Cục việc làm Bộ lao động – Thương binh và xã hội

Làm giấy phép hết bao nhiêu tiền?

Theo thông tư 250/2016/TT-BTC phí làm giấy phép lao động tại từng địa phương sẽ khác nhau.

Ví dụ: Tại Hà Nội, chi phí cấp mới giấy phép là 400.000 VNĐ và 600.000 VNĐ tại địa bàn TP Hồ Chí Minh, mức phì này vẫn có sự dao động nhất định dựa theo quy định cụ thể được nêu trong Luật Việt Nam.

Vừa xong là toàn bộ các thông tin liên quan đến các bước cần chuẩn bị để xin cấp giấy phép lao động và cấp Thẻ tạm trú. Nếu bạn còn thắc mắc gì về bài viết cũng như muốn tham khảo dịch vụ hỗ trợ cấp giấy phép trọn gói tại Thiên Luật Phát hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Website: https://thienluatphat.vn/
• Email: ketoan@thienluatphat.com
• Địa chỉ: Tầng 4, Số 65 Vườn Lài, Phường Phú Thọ Hòa, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh