Con dấu là một vật vô cùng quan trọng với mỗi cơ quan tổ chức. Nếu trong quá trình sử dụng, con dấu bị hư hỏng hoặc mất thì cách xử lý khi mất con dấu như thế nào? Bài viết sẽ của Thiên Luật Phát sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết trong từng trường hợp cụ thể!
Khi con dấu bị mất cần làm gì ?
Thông thường, khi mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Báo cáo với cơ quan chủ quản: Doanh nghiệp nên thông báo vụ việc mất con dấu cho cơ quan chủ quản, chẳng hạn như cơ quan công an.
- Lập văn bản báo cáo: Doanh nghiệp cần lập văn bản báo cáo việc mất con dấu, ghi rõ lý do và các thông tin liên quan. Văn bản này cần được chuẩn bị và ký xác nhận bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Nộp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Doanh nghiệp cần nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan công an quản lý, để thông báo và yêu cầu cấp lại con dấu.
- Làm thủ tục cấp lại con dấu: Tùy thuộc vào quy định của từng địa phương, doanh nghiệp có thể phải tiếp tục thực hiện các bước sau:
- Nếu con dấu của doanh nghiệp được cấp phép bởi cơ quan trung ương (trước ngày 01/07/2015), thì doanh nghiệp cần tiến hành làm thủ tục cấp lại tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội, thuộc Bộ Công an.
- Nếu con dấu do địa phương cấp phép (trước hoặc sau ngày 01/07/2015), doanh nghiệp cần liên hệ với Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Sau ngày 01/07/2015, doanh nghiệp cần liên hệ với Cơ sở khắc dấu và nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của thành phố.
Quy định về cấp lại con dấu công ty
Căn cứ theo điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:
Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu; đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu; cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu; thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới; theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu; tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu; mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu; theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai; trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
- Hủy mẫu con dấu.
Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp
Thủ tục làm lại con dấu công ty bị mất hoặc hư hỏng
Quy trình để thông báo và làm lại con dấu trong trường hợp bị mất hoặc hư hỏng như sau:
Bước 1: Thông báo về việc mất con dấu đến Cơ quan công an đã cấp con dấu. Cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước bị mất con dấu phải thông báo ngay với cơ quan công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. Thông báo phải được gửi bằng văn bản trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu. Thông báo này cần gửi cùng với giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cơ quan cấp. (khoản 7 điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Bước 2: Liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Theo Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng, nội dung và hình thức con dấu. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới trước khi sử dụng. Do đó, sau khi đã thông báo mất con dấu và trả lại con dấu hỏng cho cơ quan công an, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ sở Khắc dấu để làm con dấu mới.
Trong trường hợp con dấu bị hư hỏng, quy trình làm lại con dấu như sau:
Bước 1: Trả lại con dấu hỏng cho Cơ quan công an nơi cấp con dấu. Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục trả lại con dấu đã hư hỏng cho cơ quan công an. Hồ sơ trả lại con dấu bao gồm công văn thông báo việc trả lại con dấu, bản sao của Đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập đơn vị, tổ chức, bản chính của đăng ký mẫu dấu được cấp bởi cơ quan công an, và giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục.
Bước 2: Sau khi đã trả lại con dấu hỏng cho Cơ quan công an, doanh nghiệp tiếp tục liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.
1. Trường hợp 1: Bị mất con dấu do cơ quan công an cấp
Với trường hợp mất dấu hoặc hỏng dấu do cơ quan công an cấp, đơn vị cần liên hệ với bộ phận quản lý dấu để thực hiện khắc lại. Thông thường, bộ phận quản lý là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở – PC64, một vài trường hợp sẽ là cục cảnh sát QLHC và TTXH.
1.1 Cách xử lý khi mất con dấu
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 thì Con dấu do Cơ quan công an cấp, do đó cách xử lý khi mất con dấu sẽ như sau:
- Bước 1: Liên hệ cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu để thực hiện thủ tục thông báo về việc mất con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu.
- Bước 2: Thực hiện khắc con dấu mới và công bố mẫu dấu mới đến Phòng đăng ký kinh doanh. Phần cột “Mẫu con dấu cũ: để trống hoặc ghi chữ “mất dấu” (tùy theo từng Phòng đăng ký kinh doanh).
Lưu ý rằng, theo điểm d, mục 2, điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP: Nếu doanh nghiệp không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng sẽ phải nộp phạt 2.000.000 – 3.000.000 đồng.
1.2 Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu
Theo mục 3, điều 15 nghị định 99/2016/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu công ty bao gồm:
“3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:
a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
b) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.”
2. Trường hợp 2: Cách xử lý khi mất con dấu tự đăng ký
Doanh nghiệp thành lập sau 01/07/2015, thì việc quản lý và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự thực hiện. Do đó, cách xử lý khi mất con dấu như sau:
- Nếu Doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng mẫu con dấu đã mất thì doanh nghiệp có thể khắc con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà KHÔNG cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Lưu ý: trường hợp này doanh nghiệp phải khắc đúng hoàn toàn với mẫu con dấu cũ.
- Nếu Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu (khác với mẫu dấu đã mất) thì thực hiện khắc con dấu mới và thông báo thay đổi mẫu dấu đến Phòng đăng ký kinh doanh. Phần cột “Mẫu con dấu cũ: để trống hoặc ghi chữ “mất dấu” (tùy theo từng Phòng đăng ký kinh doanh).
Kết luận
Bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách xử lý khi mất con dấu trong từng tình huống. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cho vấn đề này hãy liên hệ với Thiên Luật Phát. Tại đây có các tư vấn kế toán sẽ hỗ trợ từ A đến Z cho doanh nghiệp của bạn.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ hỗ trợ bạn tối đa, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí trong lĩnh vực này. Liên hệ ngay với Thiên Luật Phát để được tư vấn ngay khi có nhu cầu!
