Con dấu là một vật vô cùng quan trọng với mỗi cơ quan tổ chức. Nếu trong quá trình sử dụng, con dấu bị hư hỏng hoặc mất thì cách xử lý khi mất con dấu như thế nào? Bài viết sẽ của Thiên Luật Phát sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết trong từng trường hợp cụ thể!
1. Trường hợp 1: Bị mất con dấu do cơ quan công an cấp
Với trường hợp mất dấu hoặc hỏng dấu do cơ quan công an cấp, đơn vị cần liên hệ với bộ phận quản lý dấu để thực hiện khắc lại. Thông thường, bộ phận quản lý là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở – PC64, một vài trường hợp sẽ là cục cảnh sát QLHC và TTXH.
1.1 Cách xử lý khi mất con dấu
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 thì Con dấu do Cơ quan công an cấp, do đó cách xử lý khi mất con dấu sẽ như sau:
- Bước 1: Liên hệ cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu để thực hiện thủ tục thông báo về việc mất con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu.
- Bước 2: Thực hiện khắc con dấu mới và công bố mẫu dấu mới đến Phòng đăng ký kinh doanh. Phần cột “Mẫu con dấu cũ: để trống hoặc ghi chữ “mất dấu” (tùy theo từng Phòng đăng ký kinh doanh).
Lưu ý rằng, theo điểm d, mục 2, điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP: Nếu doanh nghiệp không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng sẽ phải nộp phạt 2.000.000 – 3.000.000 đồng.
1.2 Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu
Theo mục 3, điều 15 nghị định 99/2016/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu công ty bao gồm:
“3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:
a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
b) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.”
2. Trường hợp 2: Cách xử lý khi mất con dấu tự đăng ký
Doanh nghiệp thành lập sau 01/07/2015, thì việc quản lý và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự thực hiện. Do đó, cách xử lý khi mất con dấu như sau:
- Nếu Doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng mẫu con dấu đã mất thì doanh nghiệp có thể khắc con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà KHÔNG cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Lưu ý: trường hợp này doanh nghiệp phải khắc đúng hoàn toàn với mẫu con dấu cũ.
- Nếu Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu (khác với mẫu dấu đã mất) thì thực hiện khắc con dấu mới và thông báo thay đổi mẫu dấu đến Phòng đăng ký kinh doanh. Phần cột “Mẫu con dấu cũ: để trống hoặc ghi chữ “mất dấu” (tùy theo từng Phòng đăng ký kinh doanh).
Kết luận
Bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách xử lý khi mất con dấu trong từng tình huống. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cho vấn đề này hãy liên hệ với Thiên Luật Phát. Tại đây có các tư vấn kế toán sẽ hỗ trợ từ A đến Z cho doanh nghiệp của bạn.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ hỗ trợ bạn tối đa, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí trong lĩnh vực này. Liên hệ ngay với Thiên Luật Phát để được tư vấn ngay khi có nhu cầu!
