Doanh nghiệp sau một khoảng thời gian dài hoạt động thường từ 3 – 5 năm thì cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế. Việc am hiểu và nắm vững quy trình thanh tra, kiểm tra cũng như quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp và cơ quan thuế là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế Quý doanh nghiệp cần tham khảo.
Nội dung bài viết
1. Những hồ sơ cần chuẩn bị, lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế
Hoạt động thanh tra, kiểm tra thuế là hoạt động thường niên, đây là sự giám sát của cơ quan thuế đối với hoạt động, giao dịch phát sinh nghĩa vụ thuế.
Đồng thời là tình hình chấp hành nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo pháp luật được thực hiện nghiêm chỉnh, tránh thất thoát ngân sách nhà nước. Do vậy, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điểm sau để không gặp bất lợi khi bị cơ quan thuế ghé thăm.
Thứ nhất: Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp phải là bản gốc hoặc bản photo công chứng
Để việc kiểm tra quyết toán thuế được suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp đúng quy định pháp luật. Một bộ hồ sơ pháp lý chuẩn là bước đầu cần lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế, bộ hồ sơ đó phải gồm các giấy tờ là bản gốc hoặc photo công chứng, bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Các văn bản miễn thuế, giảm thuế (nếu có).
- Các công văn khác liên quan đến hoạt động thuế của doanh nghiệp.
Thứ hai: Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ kế toán
Lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế thứ 2 đó là hồ sơ kế toán. Hãy sắp xếp theo thứ tự khoa học nhất, dễ nhìn nhất. Chứng từ của năm nào sẽ đi kèm báo cáo của năm đó. Các báo cáo thường kỳ cần có đó là Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Kèm theo là chứng từ xuất Nhập Khẩu, thuế môn Bài, thuế tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý. Bên cạnh đó là báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế cũng phải sắp xếp theo từng năm kèm giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Đây là căn cứ để doanh nghiệp và cơ quan thuế đối chiếu công nợ. Bạn cần lưu ý những loại thuế sau đây chắc chắn sẽ bị thanh tra kiểm tra:
Thuế giá trị gia tăng
– Cơ quan thuế thường sẽ kiểm tra hóa đơn theo báo cáo thuế. Hãy sắp xếp hóa đơn GTGT theo thứ tự đầu ra, đầu vào bản gốc đính kèm tờ khai.
– Hãy kiểm tra lại hóa đơn trước khi đưa cơ quan thuế kiểm tra về chữ ký, con dấu…
– Nếu hóa đơn bị mất bản gốc chỉ còn bản photo bạn cần chuẩn bị thêm công văn báo mất đã gửi tới cơ quan thuế quản lý. Hóa đơn nào hủy cần phải có biên bản hủy.
– Với những hóa đơn mua hàng từ 20 triệu trở lên cần phải có kèm theo bản sao chứng từ thanh toán. Hoặc dùng bảng kê thanh toán qua ngân hàng để giải trình.
– Hãy lập 1 file excel tổng hợp các báo cáo thuế trên phần mềm kế toán vì thanh tra thuế rất hay yêu cầu vấn đề này.
Kiến thức tham khảo:
Thủ tục thành lập công ty tư nhân giúp doanh nghiệp mới đăng ký đầy đủ nhất
Thuế thu nhập cá nhân
Đối với thuế thu nhập cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ sau:
– HĐLĐ, bảng chấm công, các quyết định liên quan đến lương.
– Bảng lương của doanh nghiệp kèm theo chứng từ thanh toán lương. Đồng thời là file excel tổng hợp thuế TNCN, bảo hiểm.
– Biên lai khấu trừ thuế đối với lao động không có hợp đồng.
– Chứng từ về giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc không có thu nhập, bản sao giấy khai sinh…
– Với cá nhân là người nước ngoài cần có bản công chứng hộ chiếu, visa, ủy quyền quyết toán thuế.
Lưu ý: Các khoản thu nhập được thể hiện trong bảng lương cũng phải có trong hợp đồng lao động nếu không rất dễ bị xuất toán.
Thứ ba: Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế liên quan đến hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp. Vì vậy bộ hồ sơ của loại thuế này là toàn bộ tài liệu, sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Bạn nên sắp xếp theo thứ tự các năm với đầy đủ chữ ký, con dấu như sau:
– Sổ sách kế toán gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hãy đóng sổ thành từng cuốn theo từng năm.
– Chứng từ photo kèm theo phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Hợp đồng kinh tế: Hãy phân loại theo hợp đồng đầu ra, đầu ra; hồ sơ về hàng nhập khẩu, xuất khẩu nên để riêng.
– Hồ sơ vay vốn ngân hàng.
– Hồ sơ tài sản cố định, khấu hao tài sản, bảng đăng ký trích khấu hao, bảng tính khấu hao.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất, chi phí phân bổ, biên bản kiểm kho, kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Bảng đối chiếu công nợ, giấy tờ xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ.
Thứ tư: Checklist khi có thông báo thanh tra, kiểm tra thuế
Khi bị cơ quan thuế thanh tra kiểm tra quyết toán thuế cần phải chuẩn bị 10 bước sau:
- Kiểm tra các chứng từ kế toán đã phù hợp hay chưa;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng;
- Kiểm tra lại báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Kiểm tra bộ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật;
- Điều chỉnh sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của pháp luật;
- Điều chỉnh lại các báo cáo thuế khi có sai lệch trước khi bị kiểm tra;
- Làm việc với cơ quan thuế.
2. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp cần lưu ý khi thanh tra kiếm tra thuế
Ngoài những giấy yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế, Doanh nghiệp có một số quyền và nghĩa vụ được liệt kê dưới đây:
- Từ chối việc kiểm tra, thanh tra khi không có quyết định kiểm tra/thanh tra thuế;
- Từ chối cung cấp thông tin, tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra, thanh tra thuế; thông tin, tài liệu thuộc bí mật nhà nước, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Có thể đề nghị lùi lại thời gian tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế khi nhận được quyết định thanh tra, kiểm tra với lý do chính đáng và thuyết phục nếu có trở ngại nào đó;
- Công bố quyết định kiểm tra: Cho đến trước khi quyết định kiểm tra được công bố, doanh nghiệp vẫn có quyền xem xét lại việc kê khai của mình. Doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh các khoản thuế chưa được kê khai hoặc kê khai chưa đủ để tránh khoản phạt mà chắc chắn doanh nghiệp không mong muốn.
- Tiếp nhận biên bản thanh tra, kiểm tra:
- Doanh nghiệp cần kiểm tra để đảm bảo biên bản có chữ ký của Trưởng đoàn thanh tra, kiểm tra;
- Doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ ý kiến của mình trước khi ký vào biên bản.
- Nộp đơn khiếu nại khi không đồng ý kết luận thanh tra, kiểm tra:Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ, bao gồm những thành phần sau:
- Đơn khiếu nại
- Các tài liệu kèm theo (Các văn bản, quyết định hành chính của cơ quan thuế có liên quan).
- Doanh nghiệp có thể nộp đơn khiếu nại trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi đơn qua đường bưu chính.
- Nếu doanh nghiệp không đồng ý quyết định giải quyết khiếu nại:
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại và khiếu nại lần đầu không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu mà doanh nghiệp không đồng ý thì có quyền khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai; đối với vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày.
- Trường hợp khiếu nại lần hai thì doanh nghiệp phải gửi đơn kèm theo quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, các tài liệu có liên quan cho người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
- Hết thời hạn giải quyết khiếu nại mà khiếu nại lần đầu không được giải quyết hoặc doanh nghiệp không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.
3. Quyền lợi của người nộp thuế theo luật quản lý thuế mới nhất
Dưới đây là 14 quyền của người nộp thuế sẽ góp phần bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế:
- Được hỗ trợ, hướng dẫn thực hiện việc nộp thuế; cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi về thuế.
- Được nhận văn bản liên quan đến nghĩa vụ thuế của các cơ quan chức năng khi tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
- Yêu cầu cơ quan quản lý thuế giải thích về việc tính thuế, ấn định thuế; yêu cầu giám định số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Được giữ bí mật thông tin, trừ các thông tin phải cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thông tin công khai về thuế theo quy định của pháp luật.
- Hưởng các ưu đãi về thuế, hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế; được biết thời hạn giải quyết hoàn thuế, số tiền thuế không được hoàn và căn cứ pháp lý đối với số tiền thuế không được hoàn.
- Ký hợp đồng với tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế, đại lý làm thủ tục hải quan để thực hiện dịch vụ đại lý thuế, đại lý làm thủ tục hải quan.
- Được nhận quyết định xử lý về thuế, biên bản kiểm tra thuế, thanh tra thuế, được yêu cầu giải thích nội dung quyết định xử lý về thuế; được bảo lưu ý kiến trong biên bản kiểm tra thuế, thanh tra thuế; được nhận văn bản kết luận kiểm tra thuế, thanh tra thuế, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý thuế.
- Được bồi thường thiệt hại do cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế gây ra theo quy định của pháp luật.
- Yêu cầu cơ quan quản lý thuế xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình.
- Khiếu nại, khởi kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
- Không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, không tính tiền chậm nộp đối với trường hợp do người nộp thuế thực hiện theo văn bản hướng dẫn và quyết định xử lý của cơ quan thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế.
- Tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của công chức quản lý thuế và tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật về tố cáo.
- Được tra cứu, xem, in toàn bộ chứng từ điện tử mà mình đã gửi đến cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý thuế theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.
- Được sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch với cơ quan quản lý thuế và cơ quan, tổ chức có liên quan.
Trên đây là những chia sẻ của Thiên Luật Phát về những lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế. Hy vọng qua bài viết này đã giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này để tránh rủi ro. Nếu doanh nghiệp bạn còn gặp khó khăn trong hoạt động quyết toán thuế thì có thể liên hệ với Thiên Luật Phát, chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp tối giản nhất những rủi ro với cơ quan thuế!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Website: https://thienluatphat.vn/
- Email: ketoan@thienluatphat.com
- Địa chỉ: Tầng 4, Số 65 Vườn Lài, Phường Phú Thọ Hòa, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh
