Cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân và những điều cần biết

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi mà cá nhân người nộp thuế được hưởng khi họ có đủ điều kiện được hoàn thuế. Hãy xem các quy định dưới đây để biết trường hợp nào thì được hoàn thuế nhé!

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì ?

Hiện nay chưa có một định nghĩa chính thức cụ thể về thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, thuế TNCN có thể được hiểu là một loại thuế trực thuộc, được tính dựa trên thu nhập của người nộp thuế sau khi đã khấu trừ các khoản thu nhập miễn thuế và các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân.

Do đó, dựa trên quy định của Luật thuế TNCN và các hướng dẫn liên quan, ta có thể định nghĩa hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau:

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quá trình cá nhân được hoàn trả lại một phần tiền thuế sau khi đã nộp thuế TNCN, trong trường hợp cá nhân đáp ứng các điều kiện và yêu cầu hoàn thuế theo quy định và gửi đề nghị hoàn trả tới cơ quan thuế.

Lưu ý: Để được hoàn thuế, cá nhân phải đề nghị hoàn trả khi phát hiện đã nộp quá số tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì ?

Trong năm 2023, theo quy định tại Khoản 2, Điều 8 của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, có 4 trường hợp cá nhân được hoàn thuế TNCN như sau:

1. Số tiền thuế cá nhân đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.
2. Số tiền thuế nộp thừa của cá nhân không được trừ vào số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
3. Cá nhân đã thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân nhưng thu nhập tính thuế chưa đạt đến mức phải nộp thuế.
4. Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Do đó, trong trường hợp cá nhân nộp thuế, có thể xác định xem liệu có thuộc một trong 4 trường hợp trên hay không.

Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007 quy định các đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân như sau:

1. Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.
2. Cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

Theo quy định, cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:

1. Có thời gian lưu trú tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
2. Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (có đăng ký thường trú hoặc có hợp đồng thuê nhà để ở tại Việt Nam, với thời hạn thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế).

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân cụ thể như sau, theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3, Điều 28 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, về việc hoàn thuế TNCN có các quy định sau đây:

1. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, việc hoàn thuế được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập sẽ bù trừ số thuế nộp thừa hoặc thiếu của các cá nhân. Nếu sau khi bù trừ, còn số thuế nộp thừa, nó sẽ được bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo hoặc được hoàn thuế nếu có yêu cầu hoàn trả.
2. Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế, có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo tại cùng cơ quan thuế.

Do đó, theo quy định trên, nếu không có đề nghị hoàn thuế TNCN, số tiền thuế nộp thừa sẽ tự động bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo và cơ quan thuế sẽ không chủ động hoàn thuế.

Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, việc hoàn thuế TNCN của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, có thể nhận lại số tiền thuế đóng thừa hoặc lựa chọn bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ thuế tiếp theo.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC và quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 25, Thông tư 80/2021/TT-BTC, người được hoàn thuế phải đảm bảo hai điều kiện sau:

1. Đã nộp số tiền thuế thu nhập cá nhân trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán.
2. Đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2025

Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân trong năm 2025 có thể được thực hiện theo các cách sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

• Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế bao gồm Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN, Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bản chụp hợp đồng lao động (nếu áp dụng), sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú, và chứng minh nhân dân.
• Đến cơ quan thuế gần nhất để nộp hồ sơ và các tài liệu đi kèm.

Nộp hồ sơ trực tuyến

• Làm hồ sơ online bằng phần mềm HTKK và kết xuất file XML.
• Truy cập vào trang web của Cục thuế để nộp hồ sơ trực tuyến tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn.
• Đăng nhập vào hệ thống và thực hiện quy trình nộp hồ sơ theo hướng dẫn trên trang web.

Lưu ý:

• Đối với việc nộp hồ sơ trực tuyến, bạn cần tuân thủ quy định của cơ quan thuế và đảm bảo rằng hồ sơ được điền đúng và đầy đủ thông tin.
• Đối với việc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, bạn cần đến đúng cơ quan thuế quản lý của địa phương mà bạn cư trú hoặc nơi làm việc.
• Thời gian giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN bởi cơ quan thuế là 6 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hoàn thuế (căn cứ vào quy định tại Khoản 3, Điều 58, Thông tư số 156/2013/TT-BTC).

Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty, quy trình thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Cá nhân NNT ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty.
• Bước 2: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
• Bước 3: Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
• Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Lưu ý rằng thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân có thể có sự khác biệt nhỏ tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực. Để đảm bảo thực hiện đúng quy trình, bạn nên tham khảo các hướng dẫn và quy định cụ thể của cơ quan thuế địa phương.

1. Đối tượng được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Áp dụng Khoản 2 Điều 8 Luật thuế thu nhập cá nhân 2007, các cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau sẽ được hoàn thuế:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Hồ sơ hoàn trả thuế thu nhập cá nhân 

Cá nhân thuộc đối tượng được hoàn thuế TNCN chỉ được hoàn thuế TNCN nếu đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

2.1. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (theo mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC).
• Bản chụp chứng từ, biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân và người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân trả thu nhập ký cam kết chịu trách nhiệm tại bản chụp đó.
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế (theo mẫu 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC) về việc ủy quyền quyết toán thuế của cá nhân.

2.2. Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế TNCN

Cá nhân chỉ thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế khi: Có số thuế nộp thừa cần hoàn thuế TNCN hoặc bù trừ thuế

Trong trường hợp này, cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN mà khi thực hiện thủ tục quyết toán thuế, tại Tờ khai quyết toán thuế (theo mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC) cá nhân ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau”.

Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN;
• Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh;
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
• Khi nộp hồ sơ cần có chứng minh thư, bản sao hợp đồng lao động.

Như vậy, số thuế nộp thừa sẽ được hoàn thuế hoặc bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

>>>Tìm hiểu thêm về dịch vụ kế toán tại TPHCM cùng Thiên Luật Phát

3. Cách nộp Tờ khai Quyết Toán (Bổ sung mới)

Khi làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân bạn cần thực hiện kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN. 

Có 2 cách để nộp tờ khai quyết toán thuế như sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Chi cục thuế

Muốn nộp tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN trực tiếp, bạn xuất file excel của tờ khai rồi in ra bản cứng. Sau đó nộp tờ khai kèm các giấy tờ sau tại chi cục thuế:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN;
• Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc);
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ;
• Chứng minh nhân dân;
• Bản chụp hợp đồng lao động (nếu quyết toán thuế tại chi cục thuế quản lý DN);
• Sổ hộ khẩu/sổ tạm trú (nếu quyết toán thuế tại chi cục thuế nơi cư trú).

Cách 2: Làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân bằng cách nộp online qua website : https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Nếu nộp qua mạng, bạn cần kết xuất tờ khai quyết toán 02 thành XML rồi nộp qua trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bài viết hướng dẫn bạn nên tham khảo:

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân cho doanh nghiệp theo Luật mới nhất

Hồ sơ thành lập công ty đầy đủ theo Luật định

4. Thời gian giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân

Khoản 3 Điều 58 Thông tư số 156/2013/TT-BTC quy định thời gian giải quyết hoàn thuế như sau:

• Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau (trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm c khoản này) thì chậm nhất là 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế.
• Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau (trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm c khoản này) thì chậm nhất là 40 (bốn mươi) ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế. 

Hy vọng bài viết đã giúp bạn trả lời những câu hỏi về quy định hoàn thuế thu nhập cá nhân và biết cách nộp tờ khai quyết toán. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về các thủ tục thuế, hãy liên hệ ngay với Thiên Luật Phát để được tư vấn chi tiết.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Website: https://thienluatphat.vn/
• Email: ketoan@thienluatphat.com
• Địa chỉ: Tầng 4, Số 65 Vườn Lài, Phường Phú Thọ Hòa, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh